Doel van de Stichting.
- De stichting heeft ten doel het bevorderen van de officiële en menselijke contacten tussen de bevolking van Bergen op Zoom en die van andere gemeenten, welke met Bergen op Zoom een verbroedering of verzustering zijn aangegaan, te weten Oudenaarde in België en Szczecinek in Polen.
- De stichting tracht haar doel te bereiken door stimulering van culturele, toeristische, sportieve, sociale en economische toenadering en uitwisseling en alles, wat hiermee verband houdt.
Algemeen
- Jumelage is een activiteit tussen twee of meer steden.
- De stichting Jumelage geeft vorm aan deze activiteit namens de gemeente Bergen op Zoom.
- Al de bestuursleden zijn onafhankelijk en erkennen de werkwijze
Huidige werkwijze
Op initiatief van en gefaciliteerd door de gemeente jumeleert de stichting op de in de doelstelling genoemde gebieden, waarbij economische toenadering toch vooral een aandachtspunt blijft van de gemeente.
Het sociale deel van de doelstelling wordt uitgewerkt in sociaal-culturele activiteiten. De stichting beschouwt het ook als haar taak om specifieke aandachtspunten, denk aan milieu, onder de aandacht van de gemeente te brengen.
Humanitaire hulpverlening valt niet onder de doelstelling.
Daarnaast zijn er ook nog rechtstreekse kontakten tussen de gemeenten op bestuurlijk niveau.
Bestuur van de stichting.
Het bestuur van de stichting bestaat minimaal uit 5 leden, te weten:
voorzitter,
penningmeester,
secretaris
en twee kerngroepvoorzitters.
Dit bestuur is verantwoordelijk voor het te voeren beleid in grote lijn en alle financiële transacties. (Voor inhoud en financiën: zie ‘Planmatige aanpak van stichting Jumelage voor 2008’ met datum 19 november 2007)
De vergaderfrequentie is minimaal 3 maal per jaar, te weten:
één ten behoeve van de begroting en de plannen,
één ten behoeve van de financiële verantwoording en jaarverslag,
en één ten behoeve van het jaarlijks overleg met de volledige kerngroepen,
in één of twee zittingen in het laatste kwartaal.
Verder ter beoordeling van het bestuur
De kerngroepen
Er worden twee kerngroepen geformeerd, één voor de stad Oudenaarde en één voor de stad Szczecinek.
Afhankelijk van de activiteit bestaat een kerngroep uit 2 tot maximaal 5 leden, waaronder een voorzitter.
Elke kerngroep zich bezig met:
- de inhoud van de activiteit. Het betrekken van Bergse instellingen en met name van jongeren bij deze activiteiten heeft extra aandacht.
- Het onderhoud van de relatie met de contactpersonen in beide steden.
- wat nodig is aan middelen en mankracht voor de organisatie van de activiteit.
- Het afwegen van de financiële consequenties.
- Het opstellen van een plan, waarin alle aspecten aan de orde komen.
- Presentatie en vaststelling in het bestuur.
- Uitvoering.
- (N.B: per activiteit kan de kerngroep een werkgroep instellen).
- Voorstellen van derden dienen te passen binnen de doelstelling en werkwijze van de stichting, voor zover er een beroep gedaan wordt op financiële ondersteuning.
Ondersteuningsgroep
Beide kerngroepen kunnen een beroep doen op een ondersteuningsgroep bij de uitwerking van de plannen. De ondersteuningsgroep wordt samengesteld uit leden die vanuit verschillende disciplines hun bijdrage aan de kerngroepen kunnen leveren.
Voorzitter kerngroep
De voorzitter van een kerngroep is bij voorkeur een persoon, die een binding heeft met en kennis heeft over hetzij Oudenaarde of Szczecinek, beschikt tevens over goede organisatorische kwaliteiten en is onomstreden. De functie wordt uitgeoefend op persoonlijke titel, zonder last of ruggespraak.
Hij of zij wordt benoemd door het bestuur.
Financiën
- Jaarlijks wordt aan het eind van het jaar de begroting opgesteld binnen een plan van aanpak voor 2 jaar.
- De gemeente stelt jaarlijks op basis van dit plan de subsidie vast.
- De bestuurspenningmeester is verantwoordelijk voor alle financiële transacties en legt jaarlijks verantwoording af. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur.
- Binnen de goedgekeurde begroting worden aan de kerngroepen middelen ter beschikking gesteld om de plannen te kunnen uitvoeren.
- Uitwerking van de plannen vind plaats onder leiding van de kerngroepvoorzitter en is een toeziende rol door de bestuursvoorzitter mogelijk.
- Verdere richtlijnen voor het financiële beheer worden uitgewerkt door de bestuurspenningmeester.